Molti studi di matrimonio lavorano ancora con un foglio Excel o Google Sheets: una riga per coppia, colonne per data, location, prezzo, acconto. Funziona finché si è in uno o due e i matrimoni sono pochi. Quando la squadra cresce, o le stagioni si riempiono, iniziano i problemi.
Qui sotto i cinque che si incontrano più spesso, e come li gestisce SnapBiz.
1. Due matrimoni lo stesso sabato
Un foglio non sa chi è libero. Niente impedisce di mettere lo stesso secondo fotografo su due matrimoni nella stessa data, e nessuno lo avvisa quando viene assegnato. Le disponibilità si chiedono su WhatsApp e si ricopiano a mano.
In SnapBiz ognuno segna i giorni in cui è disponibile, non disponibile o da confermare. Quando assegnate una persona a un matrimonio la data si blocca e lei riceve un'email. Vale anche per i freelance e per gli studi con cui collaborate.
2. La stessa coppia in cinque posti
Email, contratto in Word, foglio incassi, calendario, chat. Se cambia la location o l'orario, va corretto ovunque, e prima o poi un posto resta indietro. Con più persone che modificano il file, le copie iniziano a non coincidere.
In SnapBiz la coppia ha una scheda sola: richiesta, preventivo, contratto, incassi, squadra e album stanno lì. Con Gmail collegato, le richieste che arrivano per email diventano schede già compilate.
3. "Ha firmato?"
Con un foglio il contratto si esporta, si manda, si stampa o si fa firmare con un altro servizio. Se la coppia ha visto il preventivo, se ha firmato, quale opzione ha scelto: tutto si segue a memoria.
In SnapBiz la coppia apre il preventivo dal telefono, sceglie l'opzione e firma il contratto online. La firma è elettronica semplice, con la data, l'ora e una marca temporale. Voi vedete lo stato di ogni documento.
4. Incassi che non tornano
Acconti, saldi, IVA e ritenute stanno in formule scritte a mano. Una riga inserita nel punto sbagliato o una formula trascinata male cambiano i totali senza nessun avviso. E nessuno vi ricorda che il saldo di quel matrimonio scadeva la settimana scorsa.
In SnapBiz il registro incassi calcola IVA, quota non imponibile e ritenuta d'acconto, confronta l'incassato con il budget del matrimonio e si esporta in CSV per il commercialista. SnapBiz non emette fatture elettroniche: le fate con il vostro programma e allegate il PDF.
5. Dati personali in chiaro
Nomi, telefoni e codici fiscali delle coppie stanno in un file condiviso con un link o scaricato su un portatile. I permessi valgono per tutto il file: un collaboratore esterno che deve vedere solo le date vede anche i prezzi. Per il GDPR è lo studio a rispondere di quei dati.
In SnapBiz i dati personali dei clienti sono cifrati nel database, l'accesso è protetto da verifica in due passaggi e ognuno vede solo quello che il suo ruolo consente.
Quando il foglio basta
Se lavorate da soli, fate pochi matrimoni l'anno e non avete collaboratori, un foglio ben tenuto può bastare. Il passaggio a un gestionale conviene quando entrano altre persone, quando le richieste arrivano da più canali o quando i conti di fine anno iniziano a richiedere un pomeriggio di ricerche.
SnapBiz oggi è in beta, gratuito fino al 31 marzo 2027 con tutte le funzioni.